1. Общие положения
1.1. Данный документ является локальным нормативным актом и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов (далее обучающихся), осваивающих основные образовательные программы среднего профессионального образования.
1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом «Об образовании», Федеральным законом «О персональных данных» от 08.07.2006г. № 152-ФЗ, Типовым положением об образовательном учреждении СПО (ССУЗ), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 18.07.2008г. № 543, Уставом, Правилами приема, локальными нормативными актами техникума.
1.3. Информация из личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.4. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возлагается на ответственное лицо распоряжением директора.
2. Формирование личных дел
2.1. Личное дело абитуриента оформляется приемной комиссией техникума, в соответствии с действующими Правилами приема в техникум и Положением о приемной комиссии.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственных и технических секретарей приемной комиссии, назначенных приказом директора для проведения приема.
2.3. К моменту передачи личных дел из приемной комиссии техникума в учебную часть они должны содержать следующие документы:
1) Заявление студента оформляется разборчиво синей пастой на специальном бланке в котором указывается:
- фамилия, имя, отчество;
- адрес постоянной прописки;
- наименование техникума;
- форма обучения (очная, заочная, очно-заочная);
- специальность (направление подготовки);
- дата рождения;
- паспортные данные
2) Анкета.
3) Документ об образовании.
4) Копия паспорта.
5) Экзаменационные работы.
6) Заполненный экзаменационный лист с фотографией 3х4 и результатами вступительных испытаний, заверенный подписью ответственного секретаря приемной комиссии и печатью. Дополнительно может быть предоставлено свидетельство о результатах ЕГЭ или его копия.
7) Опись документов принятых от абитуриента.
2.4. Сформированные личные дела, зачисленных абитуриентов ответственные секретари приемных комиссий передают в учебную часть.
2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования в порядке перевода из другого учебного заведения формируется личное дело, содержащее перечень следующих документов:
личное заявление о переводе студента;
академическая справка (подлинник и копия);
документ об образовании;
выписка из приказа о зачислении в порядке перевода;
индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);
3. Ведение личных дел в период обучения
3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на работников, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.
3.2. На основании приказа о зачислении студенту выдается студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь порядковый номер.
В случае выдачи дубликата присваивается новый порядковый номер.
3.3. При переводе студента внутри техникума с одной основной профессиональной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях, сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления.
При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в журнале выдачи данных документов в учебной части.
3.4. В личное дело подшиваются:
- выписки из приказов на студента о зачислении, переводе с курса на курс, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании, смене фамилии, имени, отчества, и т.д. (в двухнедельный срок с момента издания приказа) с подлинниками личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения;
- копии академических справок и диплома о предшествующем образовании;
- копии договоров об оплате обучения;
- заявление для перезачета дисциплин (если имеются), при переводе с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую;
- личные карточки студентов (заполняются классными руководителями).
Личные заявления должны иметь визы директора и заместителя директора по учебной работе.
3.5. При переводе студента на другую специальность (или форму обучения) в личном деле должен быть индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).
3.6. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело вкладывается:
- личное заявление бывшего студента со всеми визами на восстановление;
- выписка из приказа о восстановлении;
- оригинал документа об образовании, если при отчислении студент его забирал.
3.7. При отчислении студента (выпускника) из техникума ему выдается оригинал документа об образовании (аттестат, диплом) и в личное дело вносятся:
- выписка из приказа об отчислении;
- личная карточка студента;
- студенческий билет, зачетная книжка;
- обходной лист;
- копия академической справки;
- для выпускников копия документа об образовании с приложением.
В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, сотрудником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
4. Хранение личных дел
4.1. С момента зачисления и обучения личные дела хранятся в учебной части. Доступ к личным делам имеют только сотрудники учебной части, классные руководители.
4.2. Сформированные личные дела отчисленных студентов и выпускников передаются в архив на постоянное хранение.
